以咨询服务理念提供服务发挥招标代理机构在招标投标活动中的作用
来源: 中国招投标协会   发布时间: 2011-05-10 10:23   4076 次浏览   大小:  16px  14px  12px
以咨询服务理念提供服务发挥招标代理机构在招标投标活动中的作用

   随着社会主义市场经济的发展,招标投标市场不断扩大,已涉及工程建设领域的工程、货物和服务采购,涉及机电产品国际、国内招标采购,涉及政府采购、科研项目服务采购、国有土地使用权出让等方方面面,与国家利益和社会公众利益息息相关。为适应行业发展的需要,更好地发挥招标投标的作用,招标代理机构及其从业人员应树立咨询服务的理念,在招标代理工作中运用项目管理、流程管理、过程方法、价值工程和综合评价技术、市场预测、工程造价等咨询理论和方法,持续稳定地提供实现项目总体目标的服务,充分发挥代理机构在招标投标市场中的作用。

    一、持续稳定地提供实现项目总体目标的代理服务,是招标代理机构发挥市场作用的工作目标
    我国《招标投标法》及相关的法规和政策,从招标准备到选择中标人并签订合同的全过程,对招标投标活动中每一环节的时间、顺序都有严格的限定,不能随意改变;对各个环节的工作条件、内容、范围、形式、标准以及参与者的资格、行为、责任也都作了严格的规定。作为从事招标代理业务并提供社会中介服务的招标代理机构,应满足招标程序规范的要求,并坚持公正守法、诚信执业的工作准则。
    然而,随着招标行业市场化程度越来越高,市场划分越来越细,作为招标市场化进程中的一个重要组成部分,招标代理机构在发挥市场作用的过程中,被赋予了极大的责任,在一定程度上影响着公共财政等社会资源的投入和使用。招标代理工作所追求的,是“持续稳定地提供满足招标委托人要求和适用法律法规要求的服务”,其中“持续稳定的提供服务”是基础,“提供满足要求的服务”是结果。为进一步发挥招标投标制度在促进和规范市场竞争,提高社会效益和经济效益等方面的作用,招标代理机构应不断拓宽服务领域、增强服务技能、提高服务水平,增强市场竞争力,以取得更好的经济效益和社会效益。若仍立足于仅提供单一的“招标程序化服务”,则可能导致“持续稳定的提供服务”这个基础的动摇,从而影响结果的实现。
    因此,招标代理机构需不断拓展招标中介服务的内涵,在满足程序规范和公正的同时,以咨询服务的理念为支撑,持续稳定地提供一种综合的“招标咨询服务”。通过“招标咨询服务”,实现满足各相关方要求并争取超越其期望的目标,从而将“提供满足要求的服务”的内涵,拓展为“提供实现项目整体目标的服务”,充分发挥招标代理机构在招标投标活动中的作用。这里所说的“项目整体目标”,既包括委托招标项目的功能、规模、质量、价格、进度、服务等具体的需求目标,又包括通过招标投标方式,按照公开、公平、公正和诚实信用的原则,规范地组织招标采购,实现提高经济效益,保证项目质量,保护国家利益、社会公众利益和当事人的合法权益等综合目标。这是一种超越了代理项目具体要求的增值的目标。

    二、以咨询服务理念支撑和提供服务,是招标代理机构发挥市场作用的工作方法
    招标投标是规范选择交易主体,订立交易合同的法律程序,是一种规范化的、有组织的交易方式,规范化体现为程序、组织及操作的规范化;有组织则表现为有计划、重实施、有监管、重效果,有专业机构的参与,有专家的参与;公开、公正、公平是其维护的原则,这一切集中提升为一种遵从市场经济公平竞争的交易规则和先进的管理理念。
    提供招标咨询服务就体现了这种理念,所谓“招标咨询服务”即:为规范、有序地实施招标代理工作,充分利用准确、适用的信息,集中专家的智慧和经验,运用科学的理论及工程技术、经济、管理和法律等方面的专业知识,为项目招标的实施以及项目整体目标的实现所提供的智力服务。树立咨询服务理念,在招标代理工作中运用项目管理、流程管理、过程方法、价值工程和综合评价技术、市场预测、工程造价等咨询理论和方法,有助于推动招标业务的不断发展,从而发挥代理机构在招标投标市场中的作用。现将在招标代理工作的实践中落实这些运用的工作方法简述如下:
    (一)将每一次招标采购任务作为一个项目,进行项目管理
    项目管理是工程咨询中的一种常用方法,项目管理学界将其定义为“项目管理是将知识、技能、工具与技术应用到项目各项活动中,以实现或超过项目利益相关方的要求和希望”,其目标与提供招标咨询服务的意愿是一致的。
    由于完成一次招标采购任务就是完成一个交易合同的订立,因每次招标的条件和环境都不尽相同,其本身就具有唯一性、一次性、渐进并逐渐完善的周期性等项目的特点,而完成一次招标采购任务往往涉及综合、范围、时间、质量、费用、人力资源、沟通、风险和采购等与项目管理相同的管理任务。所以,为能更有效地提供代理服务,完成招标采购任务,招标代理机构可将招标人委托的每一次招标采购任务,按照一个项目进行管理,应用项目管理相关知识,借助项目管理的方法、工具和技术,对招标采购的信息、资源、风险等进行管理,对招标项目进行流程管理,对招标采购工作的质量、进度、费用进行控制等,保证招标代理工作目标的实现。
    (二)采用过程方法,通过事前、事中、事后服务,对代理项目的全过程进行动态管理
    为满足招标委托人的要求、满足适用法律法规的要求及满足自身工作目标等的要求,招标代理机构不仅需强调对最初制定和最终实现目标的管理,更应关注对中间过程的控制和管理,即通过事前、事中、事后服务,对代理项目的全过程进行动态管理。通用的PDCA循环的方法,通过策划、实施、检查和处置过程的循环,体现了过程管理的严格控制和持续改进要求,包括ISO9001质量管理体系的运用等,可适用于招标投标活动的所有过程。具体到每一招标代理项目,其过程方法主要体现在以下方面:
    1、事前做好咨询服务,编制科学合理的招标工作计划
    事前服务,即在准确识别招标委托人要求的前提下,向招标委托人提供的,对招标采购项目进行全过程动态管理的策划。招标工作计划就是事前提供咨询服务的成果,是围绕项目总体目标的实现,针对项目实施过程中的范围、费用、时间、质量、资源等各项工作的目标、程序、方法等所作的总体策划,是项目实施过程的指导文件,也是确认项目目标实现的主要依据。
    招标委托人的要求,即为实现招标项目的功能、规模、质量、价格、进度、服务等具体需求目标,希望通过规范、有序地招标投标活动,科学择优地选择中标人并签订和实施合同。在准确识别招标委托人的要求,针对项目工期、采购进度等安排的具体情况,招标代理机构通过以下方面的工作,完成招标工作计划的编制:
    (1)确定所需过程和顺序。严格遵循法律程序,准确识别和确定实现目标所必需的招标、投标、开标、评标、中标和签订合同等规定的过程及其相互间的关系,并确定证明其满足要求的记录,如过程实施记录等。
    (2)确定形成的文件和记录。准确识别过程中形成的招标文件、投标文件、评标报告、定标文件、合同文件、质疑答复、投诉处理等具有法律效力的文件,并确定证明其满足要求的记录,如文件的编制、审核和批准记录等。
    (3)确定所需资源情况。准确确定过程中所需各项资源的情况,包括人力资源、硬件设施、以往经验,包括可运用的文件范本等,合理利用和配置资源,组建项目团队,分配工作责任。
    (4)确定验证的标准。根据法律法规要求、招标委托人要求和项目运行过程中时间、质量、投资等限制和要求,确定各环节的阶段目标及验证其符合的相应标准。
    编制科学合理的招标工作计划,还包括针对招标代理机构的组织机构设置及资源供求状况等具体情况进行编制,保证编制的计划具有前瞻的可操作性,通过过程中每一环节的有效运行和控制,满足要求,增强各相关方的满意,实现目标。
    2、事中完善招标服务,规范实施招标工作计划、检查执行情况
    事中服务,就是规范实施计划和检查计划执行情况,在事中完善招标服务,有效控制每一环节的规范运行,保证每一分段目标的落实,最终完成招标任务。
    规范实施计划,就是在项目实施过程中,针对项目的特殊性和差异情况,完善计划,保证项目实施按确定的过程和要求、形成的文件和标准、计划的时间和资源的安排等进行。检查计划执行情况,就是以计划为依据,对照实际工作的进展和表现,进行比较,以发现存在的问题和偏离,及时调整,保证招标工作的各个过程始终处于受控状况。为确保计划能支持过程的运行并受到有效的监视,招标代理机构应采取如流程管理、目标控制、使用范本等技术和手段,获得必要的和有效的信息,保证计划的规范实施和有效控制,实现事中完善招标服务的目标。这些技术和手段的运用如下:
    (1)通过识别法律法规等对不同项目招标投标管理规定的差异,如不同的招标采购方式,不同的资格审查方式,不同项目主管部门的监管要求等,确定不同项目招标工作的规定流程,实施流程管理。规定流程的运用,可以避免项目操作过程、环节含混不清等现象的发生,同时规定流程还具有提示作用,能对项目负责人可能的遗忘或过程的疏漏起到记忆和补充作用,既规范了项目的操作,又保证了招标代理工作的有序开展。
    (2)通过分析自身资源的状况,识别影响总体目标实现的关键过程和因素,如合同评审,项目团队组建,招标公告、资格预审、招标文件及其澄清修改,开标、评标的组织,招标结果,投标保证金的收退等,合理设置招标项目运行过程的控制点,并按计划中确定的阶段目标及证明其符合的相应标准,有效监视、检查、对比和分析,进行目标管理。
    (3)通过招标文件范本、合同范本的使用,保证招标代理工作效率的提高。
    3、事后加强回访联络,采取措施持续改进过程
    事后服务,就是通过获取各相关方接受服务的感受的相关信息,评价和验证代理工作的绩效,寻求改进的机会,并采取必要措施持续改进服务。
    招标代理机构应采取事后加强回访联络的相应措施,确定获取相关信息的来源,如顾客满意度调查、质疑投诉意见及处理结果、流失业务分析、招标失败情况分析等,收集各相关方对所接受的服务是否满足其要求的感受,作为对招标代理工作效果的一种验证,检验是否能持续稳定地提供服务的目标,有效发现招标采购过程中反映的不符合、不适宜或易产生矛盾的环节,通过系统的和持续的改进,满足所有相关方的需求和期望,这也是招标代理机构自身发展的需要。
    三、在过程中体现招标咨询服务的意义和作用
    招标代理工作的服务范围一般涉及从对委托合同的评审到中标通知书发出的若干过程和环节,例如编制招标文件是招标代理最基本的工作之一,编制一份好的招标文件,可充分体现事前策划的精髓,是顺利完成招标代理工作,实现项目总体目标的保证。招标代理机构应以咨询服务的理念为支撑,做好每一环节的服务,提高招标代理工作的质量,充分发挥其在招标投标市场中的作用。下面以招标文件编制过程为例简述招标咨询服务的意义和作用。
    1、提高招标文件的编制质量,保证目标顺利实现
    招标文件是招标人向投标人发出的,公布项目情况及要求,提供编写投标文件所需的资料,告知投标人需要完成的工程或提供的货物、规定的合同条款、评审及合同授予的标准,通报招标投标遵循的规则和程序等内容的书面文件,是招标投标过程中最重要的文件之一,也是体现招标活动遵循公开、公平、公正和诚实信用原则的形式之一,招标文件的编制质量,将影响到招标投标活动的方方面面,因此,编制时必须杜绝匆忙和草率,防止由于澄清、修改招标文件而引起延误,同时要避免因遗漏和忽视某些细节带来的质疑、投诉等种种麻烦。
    能否保证招标文件的编制质量,是对招标咨询计划是否具有前瞻性的检验,要求在事前制定招标计划时,就应区别不同项目的业主要求、项目特点、项目复杂程度、可供使用的范本及相关资源等方面的情况,预留足够的编制时间,保证招标文件的编制质量,从而保证目标顺利实现。
    2、保证充分竞争,体现公平、公正原则
    在开放的市场中竞争是实现效益最大化的有效途径,通过充分竞争优化社会资源配置,有利于投资者从公开、公平和广泛的竞争中获得利益。保证充分竞争的招标咨询服务,就是要求招标代理机构能准确运用法律法规及相关规定,充分利用以往经验和适用的市场资源信息,合理、适当设置投标人的资格条件,在满足项目要求的前提下,保证足够数量的投标人能具备条件参与投标竞争,从而充分发挥招标的作用。
    3、合理分摊风险,实现风险共担
    由于市场变化的客观性,在项目实施阶段,合同双方都可能面临许多风险。这些风险若由其中一方单独承担的话,则可能导致项目总体目标失控。让项目参与各方共担风险,有利于增强其市场风险意识,促进项目管理水平的提高和施工技术的进步,有利于市场交易规则和市场体系的发育和完善。
    合理分摊风险,实现风险共担的招标咨询服务,就是运用风险管理理论和方法,正确识别和合理处置项目风险;运用工程造价的理论的方法,选择有利于参与各方能够承担相应风险的合同方式;运用市场预测的方法,预测合同履行过程中市场价格的变化及对项目实施的影响,合理设置价格风险的承担范围等等。体现在招标文件编制中,就是在设置合同条款时,兼顾各方利益,合理分摊风险,通过招标文件形成共担风险的有机整体,通过明确的风险承担范围,可避免或减少风险发生时所产生的纠纷,有利于总体目标的顺利实现。
    4、科学合理地制定统一的评标方法和标准,保证招标质量
    首先,统一的评标方法和标准,即在招标文件中明确评标准则,是招标活动遵循公开、公平、公正和诚实信用原则的需要。公开的评标准则有利于公平竞争,有利于社会监督,有利于抑制招标活动中各种腐败行为滋生,促进廉政建设,同时也是保证招标质量,确保招标活动顺利进行的需要。
    其次,评标的结果取决于评标准则和评委组成等因素,由于评标准则的不合理,可能导致投标人的不同理解而不能响应招标要求,又由于评委个体差异的存在,可能因每位评委对投标文件、评标准则的理解不同、观点各异等因素,导致评标过程中产生意见分歧,增加评标工作的难度。制定科学合理的评标方法和标准,让投标人准确响应,可避免在评标过程产生分歧,有效保证对所有投标人的评比公平且公正,这也是规范招标投标行为的重要措施之一。
    体现在招标文件的编制中,就是科学选择评标办法,合理确定评标标准。一方面可运用价值工程和综合评价技术等相关理论和方法,针对项目的特点,合理确定满足要求的条件,科学地选择和确定影响项目实施的各项因素和其重要程度,制定评标准则。例如:对于具有通用技术、性能标准或者招标人对其技术、性能没有特殊要求的项目,应以价格为主导,合理确定统一的价格要素,选择相应的评价方法和标准;对于在技术、性能上有特殊要求的项目,可运用价值工程的原理,合理确定满足要求的指标和标准,在保证技术、性能指标满足标准的条件下,再比较价格;对于其它项目,可采用综合评价技术,综合考虑价格、技术、财务状况、信誉、业绩、服务各项因素及权值,选择最大限度满足招标要求的投标方。另一方面制定的评标准则应尽可能体现评比依据的数字化、可货币化和评标意见的文字化。评比依据的数字化,主要是在对各投标方进行对比时以数据为依据,目的是提高评标的可比性、直观性和准确性;评标意见的文字化,是指评委在发表意见时,以文字为依据,从客观上要求评委负评标的责任,降低评委评标的随意性,从而确保评标结果的公平公正。
    此外,科学合理地制定统一的评标方法和标准,还有利于提前做好评标准备,在保证评标质量的前提下,提高评标效率,缩短评标时间,避免由于评标时间过长,导致评标情况的不正常外泄,从而减少可能影响招标活动顺利进行的各种麻烦。

    结语
    为充分发挥招标代理机构在招标投标市场中的作用,以咨询服务理念持续稳定地提供服务,这需要拥有相当数量的、具有一定项目管理水平的专业人才,能准确运用其专业知识,运用自身对相关法律法规和政策的熟悉、对制造商或承包商技术特点的了解,以及对市场变化情况的掌握等优势,延伸代理服务的范围,涉及到项目报建、可研、设计、采购、实施,甚至到后评价等各个阶段。同时向深处延伸,涉及到项目(技术)方案比选、设备选型、设备和材料采购、施工、监理、造价管理和招标条件(要求)的制定等各个环节。每一环节都能为业主提供有利于实现总体目标的对策与建议。因此,招标代理机构在今后工作中应树立起咨询服务的理念,努力学习和掌握相关知识,注重实践,提高自身处理和解决问题的综合能力,因招标代理服务范围的广泛性,更要懂得如何运用准确信息,集中群体智慧和经验,持续稳定地提供全方位的并具有一定深度的招标咨询服务。